การวิเคราะห์งานประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ
ที่นักวิเคราะห์งานต้องปฏิบัติเพื่อให้การวิเคราะห์เป็นไปอย่างเป็นระบบ
เรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอย่างสมบูรณ์
โดยกระบวนการในการวิเคราะห์งานประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1
การระบุงาน (Job Identification) นักวิเคราะห์งานจะต้องระบุงานและขอบเขตของงานที่ตนต้องการจะทำการศึกษา
(Job Study) ซึ่งอาจจะเป็นงานเฉพาะกลุ่มใดกลุ่ม
หนึ่งหรืองานทั้งหมดภายในองค์การ
เพื่อเป็นการกำหนดแนวทางและขอบเขตของการศึกษางานให้ดำเนินไปอย่างมีเป้าหมาย
ที่แน่นอน
ขั้นตอนนี้ไม่ค่อยมีปัญหามากนักในหน่วยงานขนาดเล็กหรือหน่วยงานที่เคยทำการ
วิเคราะห์งานมาแล้ว
แต่สำหรับองค์การขนาดใหญ่ที่ไม่เคยมีการศึกษาและวิเคราะห์งานอย่างเป็นระบบ
มาก่อนนักวิเคราะห์งานอาจจะต้องศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับงานจากแหล่งข้อมูลต่างๆ
เช่น แผนภูมิขององค์การ (Organization Chart) เอกสารรายละเอียดเกี่ยวกับระดับขั้นและเงินเดือน
ทะเบียนการจ่ายเงินเดือนแม้กระทั่งการสนทนาเพื่อหาข้อมูลเบื้องต้นจากผู้ปฏิบัติงาน
เป็นต้น เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สำคัญมาใช้ประกอบในการกำหนดขอบเขตของงาน
ขั้นตอนที่ 2 การพัฒนาและเลือกวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล
ไม่ว่าจะเป็นการศึกษางานเฉพาะหรือศึกษาทั้งระบบก็ตาม
นักวิเคราะห์งานจะต้องทำการตัดสินใจเลือกวิธีการเก็บข้อมูลที่เหมาะสมกับลักษณะของงาน
ระยะเวลาที่ใช้ในการทำงาน และงบประมาณ
ปกติวิธีการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับงานจะมีหลายวิธี เช่น การสังเกต (Observation
Method) การใช้แบบสอบถาม (Questionnaire Method) การสัมภาษณ์ (Interview Method) การทดลองปฏิบัติงาน (Job
Experiment Method)
โดยแต่ละวิธีจะมีทั้งข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน
ซึ่งนักวิเคราะห์งานสมควรต้องมีความรู้ มีทักษะ และความเข้าใจในการดำเนินงานแต่ละวิธีอย่างละเอียด
เพื่อให้สามารถเลือกนำมาใช้ประกอบการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 3
การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) จะเป็นการปฏิบัติการโดยพยายามเก็บรวบรวมข้อมูลจากงานที่ทำการศึกษาตามวิธีการที่ได้วางแผนไว้
เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้องครอบคลุม และมีคุณภาพเป็นที่ยอมรับได้
ขั้นตอนที่ 4
การจัดทำสารสนเทศของงาน (Job Analysis Information) ข้อมูลต่างๆ
ที่ได้จากการเก็บรวบรวมข้อมูลจะถูกนำมาใช้ประกอบการศึกษาและวิเคราะห์งาน
เพื่อจัดรูปแบบของสารสนเทศของงานให้เหมาสมต่อการนำไปใช้งานจริง
ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การสรรหาและคัดเลือก การฝึกอบรมและการพัฒนา
หรืการออกแบบงานและอุปกรณ์ในการทำงาน ปกติสารสนเทศของงานจะถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบที่สำคัญ
ได้แก่ เอกสารพรรณนาลักษณะงาน เอกสารระบุข้อกำหนดของงาน และมาตรฐานการทำงาน
ความสัมพันธ์ของกระบวนการวิเคราะห์งานแสดงให้เห็นว่า
กระบวนการวิเคราะห์งาน
เป็นการทำงานที่ต่อเนื่องและอาจต้องมาการดำเนินการใหม่เมื่อเวลาผ่านไป
เนื่องมาจากกระแสการพลวัต (Dynamics) ที่เกิดขึ้นส่งผลให้สิ่งแวดล้อมในการทำงานเปลี่ยนแปลงไป
ทำให้งานหลายชนิดลดบทบาทหรือความสำคัญลง ขาดความเหมาะสม หรือล้าสมัยลง
ในขณะที่มีงานใหม่เกิดขึ้นและงานบางประเภทจะทวีความสำคัญเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
นอกจากนี้งานบางชนิดยังต้องปรับบทบาทให้สอดคล้องและเหมาสมกับสถานการณ์เช่นกัน
ทำให้ต้องมีการเก็บรวบรวมระบบสารสนเทศและทำการวิเคราะห์งานอย่างสม่ำเสมอเพื่อไม่ก่อให้เกิดปัญหางานที่ล้าสมัยหรือซ้ำซ้อนกัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น